Ile kosztuje hostessa na targi i od czego zależy stawka

Koszt hostessy na targi zależy od liczby godzin na stoisku, doświadczenia, znajomości języków, miasta i tego, czy strój zapewnia organizator, czy agencja. Nie ma jednej stawki, którą można uczciwie podać dla wszystkich imprez. Da się za to porównać oferty, jeśli każda agencja dostanie identyczne zlecenie i rozbije cenę na te same składniki.

Z czego składa się cena hostessy na targi

Oferta agencji zwykle zawiera kilka elementów, choć nie zawsze są nazwane osobno. Gdy dostajesz jedną kwotę, poproś o rozbicie. Dzięki temu zobaczysz, za co płacisz, i uniknisz niespodzianek po zakończeniu targów.

• Stawka za godzinę albo za dzień pracy na stoisku, z określoną liczbą godzin.
• Prowizja agencji, jeśli nie jest wliczona w stawkę hostessy.
• Strój i stylizacja: własny, dostarczony przez markę albo wypożyczony.
• Dojazd, nocleg i wyżywienie przy targach poza miastem hostessy.
• Dodatkowe godziny, montaż, rozbiórka i dni przed otwarciem.
• Szkolenie z produktu, jeśli hostessa ma prowadzić rozmowy z odwiedzającymi.

Od czego zależy stawka

Najmocniej wpływa na nią zakres roli. Osoba, która wita gości i rozdaje materiały, wykonuje inną pracę niż hostessa przedstawiająca produkt po angielsku lub niemiecku. Znajomość języka, doświadczenie na podobnych targach i umiejętność rozmowy z klientem biznesowym podnoszą cenę, bo agencja rezerwuje wtedy mniejszą grupę osób.

Drugi czynnik to termin. Przy dużych targach branżowych dostępność kurczy się na kilka tygodni przed otwarciem, a ceny idą w górę. Trzeci to długość dnia: dziesięć godzin na nogach przy stoisku wyceniane jest inaczej niż cztery godziny pokazu.

Jak porównać oferty agencji

Zacznij od jednego opisu zlecenia, który wyślesz do trzech do pięciu agencji. Powinien zawierać nazwę i adres targów, daty, godziny pracy stoiska, liczbę osób, rolę, wymagane języki, strój i to, kto pokrywa dojazd. Gdy wszystkie agencje odpowiadają na te same pytania, różnice w cenie przestają być zagadką.

1. Zapisz godziny pracy na stoisku z przerwami, a nie tylko liczbę dni.
2. Poproś o rozbicie na stawkę, prowizję i koszty dodatkowe.
3. Sprawdź, kto odpowiada za zastępstwo, gdy hostessa zachoruje.
4. Ustal, czy zdjęcia ze stoiska z jej udziałem trafią do materiałów marki, i na jakich zasadach.
5. Poproś o potwierdzenie na piśmie, z ceną i zakresem obowiązków.

Na co uważać przy tanich ofertach

Bardzo niska stawka często oznacza krótszy dzień pracy w wycenie, osobne opłaty za strój albo brak zastępstwa. Zdarza się też, że cena nie obejmuje czasu przed otwarciem targów, a ten trzeba doliczyć. Porównuj całkowity koszt dla identycznego zakresu, a nie samą stawkę godzinową.

Osobna sprawa to zdjęcia. Jeśli marka chce wykorzystać fotografie ze stoiska w mediach społecznościowych albo w reklamach, wizerunek hostessy wymaga zgody w umowie. O tym, jak to zapisać, piszemy w artykule o wycenie wykupu praw do wizerunku.

Rodzaje ról na stoisku i jak wpływają na cenę

Zanim poprosisz o wycenę, zdecyduj, czego oczekujesz od osób na stoisku. Rola decyduje o tym, kogo agencja zaproponuje i ile to będzie kosztować.

• Powitanie i rejestracja gości. Najprostsza rola: uśmiech, skanowanie zaproszeń, wskazywanie drogi. Wymaga zgrania i punktualności, a nie wiedzy o produkcie.
• Rozdawanie materiałów i próbek. Dochodzi aktywne zagadywanie odwiedzających i dyscyplina przy liczeniu materiałów.
• Prezentacja produktu. Hostessa zna ofertę, odpowiada na podstawowe pytania i oddaje rozmowę handlowcowi, gdy temat robi się konkretny. Potrzebne jest szkolenie.
• Obsługa w językach obcych. Targi międzynarodowe wymagają angielskiego, a często niemieckiego lub innego języka. Takie osoby są mniej liczne, więc rezerwuje się je wcześniej.
• Pokazy i animacje. Praca na scenie albo przy atrakcji na stoisku, z próbami przed otwarciem.

Im więcej wymagań, tym węższy krąg kandydatek i tym ważniejsze jest wcześniejsze zapytanie. Opis roli w jednym akapicie oszczędza kilka rund wymiany wiadomości z agencją.

Co zapisać w zleceniu, żeby uniknąć dopłat

Większość sporów o rachunek po targach wynika z niedopowiedzeń. Hostessa pracowała dłużej, bo stoisko zamykano później. Agencja doliczyła strój, bo nikt nie ustalił, kto go zapewnia. Marka użyła zdjęć w reklamie, a zgoda dotyczyła tylko relacji z wydarzenia. Każdą z tych sytuacji można zamknąć jednym zdaniem w zleceniu.

Zapisz godziny otwarcia i zamknięcia stoiska oraz godzinę, o której hostessy mają się stawić. Napisz, kto płaci za przerwy obiadowe i wyżywienie. Wskaż, czy przewidziane są dni montażu. Dodaj zasady zastępstwa i termin płatności. Jeśli zdjęcia z udziałem hostess mają trafić poza relację z wydarzenia, opisz kanały i okres, zanim agencja przedstawi cenę.

Kiedy opłaca się większa agencja, a kiedy mniejsza

Duża agencja ma większą pulę osób, więc łatwiej obsadzi wiele zmian lub kilka stoisk jednocześnie. Zwykle oferuje też gotowe zastępstwo i rozbudowaną umowę. Mniejsza agencja bywa elastyczniejsza przy niewielkim stoisku i potrafi dobrać osoby pod konkretny charakter marki. Nie ma tu reguły, dlatego najlepiej zapytać o ofertę obie i porównać je według tych samych składników.

Zwróć uwagę na to, jak agencja odpowiada na pytania o zastępstwo i umowę. Jasne, konkretne odpowiedzi w pierwszej wiadomości są dobrym sygnałem. Mgliste obietnice i nacisk na szybką decyzję powinny skłonić do ostrożności, podobnie jak przy castingach opisanych w artykule o rozpoznawaniu nieuczciwej agencji.

Prosty przykład porównania dwóch ofert

Załóżmy, że potrzebujesz dwóch osób na trzy dni targów, po osiem godzin dziennie, z angielskim. Pierwsza agencja podaje jedną kwotę za całość. Druga rozbija ofertę na stawkę, prowizję, strój i dojazd, ale jej suma wygląda na wyższą. Po poproszeniu pierwszej agencji o rozbicie okazuje się, że strój i godziny montażu nie były wliczone, a po ich doliczeniu różnica prawie znika. Dopiero rozbicie pokazuje, która oferta jest tańsza w rzeczywistości.

Dlatego tak ważne jest, by brief zawierał te same pola dla wszystkich i by każdą odpowiedź zapisywać w tym samym układzie. To podejście skraca czas porównania i ogranicza ryzyko dopłat po zakończeniu imprezy.

Jak zamówić hostessy w Model.com

W Model.com opisujesz zlecenie raz: targi, daty, liczbę osób, języki i godziny. Konto tworzy z tego brief i wysyła zapytanie do wybranych agencji jednocześnie, a odpowiedzi zbiera w jednym widoku. Porównujesz dostępność i warunki obok siebie, a lista kontrolna umowy pilnuje zakresu obowiązków i praw do zdjęć. Szczegóły dla tego typu zleceń znajdziesz na stronie agencji hostess.

Po targach dobrze jest przenieść kontakty z wydarzenia do działań marketingowych. Jeśli nie masz na to planu, zerknij na gotowy plan marketingowy z jednego adresu strony, który porządkuje kolejne kroki po imprezie.

Najczęstsze pytania

Ile godzin dziennie pracuje hostessa na targach?

Zwykle tyle, ile trwa dzień targowy, z przerwami. Dokładny wymiar ustalasz w zleceniu, a agencja podaje stawkę dla tych godzin. Dodatkowe godziny montażu i rozbiórki wyceniane są osobno.

Czy strój wlicza się w cenę?

To zależy od oferty. Agencja może zapewnić strój, ale często podaje go jako osobną pozycję. Zapisz w zleceniu, kto odpowiada za strój i jego zwrot.

Kiedy zamówić hostessy na targi?

Przy dużych targach branżowych warto złożyć zapytanie z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Do mniejszych imprez zwykle wystarcza kilka dni na potwierdzenie dostępności.

Ile agencji zapytać o ofertę?

Trzy do pięciu wystarczy. Każda powinna dostać identyczny opis zlecenia, wtedy porównanie ofert jest uczciwe.

Czy hostessa może prowadzić rozmowy handlowe?

Tak, jeśli rola jest tak opisana w zleceniu, a agencja dobiera osoby z doświadczeniem i językami. Taka praca bywa wyceniana wyżej niż witanie gości.